Chcę to na piśmie, czyli biznesowy e-mail po rozmowie telefonicznej

Ok. Trochę może Ci się to nie mieścić w głowie, prawda? Biznesowa rozmowa telefoniczna po niemiecku i tuż po niej profesjonalne podsumowanie ustaleń w e-mailu. Za dużo? Niekoniecznie. Dostaną, czego chcą – i w mowie, i na piśmie. W nawiązaniu do rozmowy telefonicznej napiszesz wiadomości, o których nie śniło się filozofom.

Rozmowa telefoniczna po niemiecku

Słyszysz: rozmowa telefoniczna po niemiecku, myślisz: już po mnie. Stres. Największy wróg wszystkich tych, którzy rozpoczęli naukę języka niemieckiego, ale nie tylko. Pamiętaj, że nawet ci, którzy zjedli na nim zęby, mają czasami pod górkę. Nigdy nie zapominaj, że to stres jest tym faktorem, który tylko paraliżuje i robi w głowie i w prywatnym Wörterbuch bałagan. Nie daj się i dołącz do mojego kursu. Du kriegst es hin!

Najtrudniejszy w rozmowie telefonicznej po niemiecku jest multitasking. Słuchasz, notujesz, nierzadko coś w międzyczasie sprawdzasz – ciśnienie ma prawo wzrosnąć. Co więcej, w biznesowej etykiecie obowiązują jasne zasady – po wykonaniu telefonu, należy wysłać e-maila w nawiązaniu do rozmowy, czyli jej podsumowanie i ewentualne dopowiedzenia. O ile pierwsze wrażenie odgrywa znaczącą rolę na początku rozmowy, to ostatnie również wpływa na to, czy rozmówca będzie miał ochotę podejmować z Tobą dalsze interakcje. Dla utrzymania relacji handlowych czy biznesowych na przyszłość, warto operować profesjonalnym językiem w stopniu co najmniej satysfakcjonującym – bez marginesu na błędy.

Z racji tego, że język niemiecki to bezsprzecznie język biznesu. Pomogę Ci przejąć szturmem środowisko zawodowe i wskazać Ci dobry kierunek do wykorzystywania potencjału niemieckiego w biurze.

Rozmowa telefoniczna po niemiecku – co dalej?

Odłożyłaś słuchawkę. Masz wrażenie, że za chwilę serce wyskoczy Ci z klatki piersiowej, a to dopiero półmetek. Przed Tobą najważniejsze – skonstruowanie eleganckiej, rzeczowej, biznesowej wiadomości e-mail, która umiejętnie podsumuje rozmowę, którą przed chwilą odbyłaś. Podejmujesz wyzwanie? Byłoby o wiele prościej, gdybyś miała jakiś wybór, ale tu nie ma miejsca na kompromisy. Musisz wziąć to na siebie i przekazać wszystkie informacje klientowi czy potencjalnemu kontrahentowi. Ponadto może zdarzyć się tak, że to, o czym dyskutowałaś przez telefon, będziesz musiała przekazać w formie notatki służbowej do Twojego szefa, kolegi lub managera konkretnego działu.

Przykłady? Jasne. Dzwoni do Ciebie klient, któremu zależy na dostawie just-in-time produktów o różnych gabarytach, ustalacie szczegóły, a Ty wysyłasz potwierdzenie i podsumowanie zlecenia e-mailem. Innym razem kontaktuje się z Tobą dział księgowości z firmy zewnętrznej w sprawie aktualizacji danych kilku klientów, w następstwie czego Ty w ramach podsumowania rozmowy wysyłasz e-mail potwierdzający wykonanie zadania i przekierowanie informacji do właściwego działu w Twojej firmie.

Nie martw się – mam dla Ciebie wzór e-maila

Napisanie dobrego e-maila nie boli, tym bardziej, że przygotowałam dla Ciebie wzór takiej wiadomości do ściągnięcia. Możesz spróbować swoich sił w konstruowaniu biznesowych e-maili.

Sehr geehrter Herr Fad,

Sie haben sich heute Vormittag bei uns telefonisch gemeldet und um Zusendung von Prospektmaterial gebeten – das machen wir sehr gern.

Im Anhang stelle ich Ihnen gerne unser Angebot vor. Den Katalog inkl. Preisliste habe ich bereits per Post an Sie versandt.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gern jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Herzliche Grüße
(Dein Name)

Doskonale wiem, że napisanie e-maila po rozmowie telefonicznej może być trudne. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, po prostu napisz w komentarzu. Chętnie Ci pomogę. Trzymam kciuk